Comme vous le savez , j’ai effectué ma rentrée récemment. Je débute une nouvelle étape importante dans ma vie et apprends à devenir un bon gestionnaire et à développer mon projet. Cela passe par deux formations simultanées. La première est l’apprentissage des notions de base de gestion en cours du soir. La seconde a pour but de nous aider à monter un business plan solide et à ouvrir notre esprit à ce nouveau monde qu’est celui des entrepreneurs. Pour plus d’informations sur ces deux formations, je vous invite à lire ce billet où j’en parle en détail : Entrepreneuriat, par où commencer ?
Si la première formation se veut très théorique et ouvre peu de perspective (ce qui est logique), la seconde s’annonce beaucoup plus enrichissante et réservera, je pense, son lot de surprises. Lors du premier jour j’ai d’ailleurs appris un concept intéressant pour permettre de mieux s’organiser, la différence entre Urgent et Important. Une différence qui n’est pas si évidente que ça et qui pourrait pourtant vous faire gagner un temps précieux.
Urgent ou important, une histoire de conditionnement
Dans notre société actuelle, Urgent est assimilé à important. Si quelque chose est urgent, c’est qu’il est important. On entend également souvent dire : « je travaille mieux dans l’urgence ». Tout cela est totalement faux !
Il faut savoir faire la part des choses et pouvoir se départir de cette idée. Non on ne travaille pas mieux dans l’urgence et non ce qui est urgent n’est pas automatiquement important !
Mais prenons les choses dans l’ordre.
On travaille mieux dans l’urgence : Faux !
On travaille mieux dans l’urgence, une hérésie
Prenons un exemple. Vous écrivez les ordres du jour des réunions de votre société. Généralement ce travail vous prend 1h. Un jour, vous vous rendez compte à 20 minutes de la réunion que vous avez oublié d’écrire l’ordre du jour. Vous allez donc vous empresser de le faire et terminerez de le rédiger juste à temps.
Cet exemple vous amènera à conclure que vous êtes plus productif dans l’urgence. Mais en réalité ce n’est pas le cas. Cela signifie simplement que vous êtes capable d’écrire un ordre du jour de réunion en 20 minutes, mais qu’habituellement vous ne planifiez pas correctement le temps imparti à cette activité. Essayez plutôt d’inscrire dans votre emploi du temps un créneau de 30 minutes (pour avoir un peu de marge) dédié uniquement à cette activité et lorsque l’heure est venue, concentrez vous uniquement sur cette tâche en coupant tout ce qui pourrait vous interrompre (téléphone, client e-mail, client Twitter,…).
Si vous le faites à fond et que vous vous tenez à ce qui est indiqué dans votre emploi du temps vous verrez. Non seulement vous n’utiliserez que le juste temps pour effectuer votre tâche, mais surtout vous ne risquerez pas de rendre un travail bâclé car vous aurez une marge de manœuvre en cas d’erreur, ce qui n’est pas le cas d’un travail effectué au dernier moment.
Si quelque chose est urgent, c’est qu’il est important : Encore Faux !
Les nombreuses sollicitations actuelles (notifications permanente, hyper-connectivité,…) donnent une impression d’urgence permanente. Le téléphone sonne, il faut regarder ce qu’il affiche ou répondre immédiatement sinon on manque l’appel. Mais est-ce pour autant important?
À contrario, rendre une déclaration TVA pour un indépendant est important, mais si cette tâche est réalisée à temps elle ne sera jamais urgente. On en revient donc au point précédent et à l’importance d’organiser ses tâches dans le temps.
Il y a donc bel et bien une distinction entre les deux. À partir de ce postulat, il convient de faire un tri que les images ci-dessous illustrent simplement.
Savoir faire le tri entre ce qui est réellement important et ce qui ne l’est pas.
Il est important de pouvoir déterminer ce qui est important et ce qui ne l’est pas. Ce qui n’est pas important pour vous est à mettre à la poubelle même si cela semble urgent (il s’agit souvent des urgences des autres). Ce qui est important est à planifier au maximum pour éviter que cela ne devienne urgent. Quant aux rares choses réellement urgentes et importantes (comme une crise chez un client) il est indispensable de pouvoir les distinguer et y répondre de suite.
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